Bij Terpstra Tuinen werd jarenlang gewerkt met weekbriefjes en een verouderd facturatiesysteem. Dat was ooit logisch, maar naarmate het bedrijf groeide, werd het steeds lastiger om overzicht te houden.

Uren, projecten en facturen zaten verspreid over verschillende systemen en papieren formulieren. Tijd voor een betere manier van werken.

De oude situatie: weekbriefjes en losse systemen

Medewerkers vulden hun uren in op weekbriefjes. Aan het einde van de week of maand werden deze ingeleverd en handmatig verwerkt. Tegelijkertijd draaide de facturatie op een verouderd systeem dat weinig flexibiliteit bood.

Dit zorgde voor herkenbare problemen:

• Weekbriefjes die te laat of onvolledig werden ingeleverd

• Extra werk om uren te koppelen aan het juiste project

• Facturen die handmatig moesten worden opgebouwd

• Weinig realtime inzicht in lopende projecten

Alles werkte, maar kostte onnodig veel tijd en aandacht.

De wens: eenvoud en overzicht

De wens was niet ingewikkeld:

• Uren eenvoudig registreren, zonder papier

• Projecten centraal beheren

• Facturen maken zonder alles opnieuw uit te zoeken

Belangrijk daarbij: het systeem moest aansluiten op de bestaande werkwijze. Geen rigide software, maar iets dat logisch voelde voor het team.

De oplossing: één geïntegreerd systeem

Er is gekozen voor een maatwerkoplossing waarin alles samenkomt:

• Projecten als centrale basis

• Urenregistratie direct gekoppeld aan projecten

• Planning afgestemd op het dagelijkse werk

• Facturatie automatisch opgebouwd vanuit uren en projecten

Het oude facturatiesysteem en de papieren weekbriefjes zijn daarmee volledig vervangen.

Het resultaat: minder administratie, meer rust

Sinds de overstap is het verschil groot:

• Geen weekbriefjes meer

• Minder handmatig werk

• Altijd inzicht in uren en projecten

• Facturen sneller en consistenter verstuurd

Wat eerst versnipperd was, is nu overzichtelijk en logisch ingericht.

Conclusie

De overstap van weekbriefjes en een verouderd facturatiesysteem naar één geïntegreerd systeem heeft Terpstra Tuinen veel rust en overzicht opgeleverd. Door alles te automatiseren op een manier die past bij hun werk, werd digitaliseren geen last maar een verbetering.

Een herkenbare stap voor veel bedrijven die nog werken met papier en losse systemen — en een goed voorbeeld dat het ook anders kan.